Kursbeschreibung
Dieses Seminar richtet sich an Projektverantwortliche, die KI nicht als Spielerei, sondern als messbare Entlastung im Projektalltag einsetzen wollen. Du lernst, wie Du KI-Tools so steuerst, dass sie Dir Arbeit abnehmen, ohne dass Qualität, Nachvollziehbarkeit oder Vertraulichkeit leiden. Der Kurs startet mit einem Werkzeug-Überblick und mit Leitplanken für Datenschutz, interne Richtlinien und den Umgang mit sensiblen Projektdaten. Danach arbeitest Du entlang eines durchgängigen Szenarios: Du verwandelst unstrukturierte Inputs in einen sauberen Projektauftrag, definierst Scope und Nicht-Scope, leitest Risiken und Abhängigkeiten ab und baust eine Stakeholder-Übersicht mit Kommunikationsplan. In der Planungsphase nutzt Du KI, um Arbeitspakete oder Backlog-Items zu entwerfen, Aufgaben sinnvoll zu schneiden und Termin- sowie Ressourcenannahmen transparent zu machen. Du übst, wie Du KI-Ergebnisse mit Checklisten prüfst und wie Du Dir alternative Planvarianten generieren lässt, um Entscheidungen besser abzusichern. Im weiteren Verlauf erstellst Du ein Risikoregister, entwirfst Entscheidungsvorlagen und dokumentierst Change Requests inklusive Impact-Analyse. Ein großer Teil des Trainings ist Kommunikation: Du generierst Meeting-Agenden, Moderationsleitfäden, Protokolle und Follow-ups, die Verantwortlichkeiten und nächste Schritte eindeutig festhalten. Zum Abschluss setzt Du KI für Reporting ein: Du erzeugst konsistente Statusberichte, erklärst Abweichungen verständlich und leitest konkrete Maßnahmen ab. Ergebnis ist ein praxistauglicher KI-Werkzeugkasten mit Prompt-Vorlagen, die Du sofort in klassischen und agilen Projekten nutzen kannst.
Die wichtigsten Themen im Überblick
- KI-Tools im Projektmanagement sicher einsetzen
- Projektauftrag, Scope und Stakeholder mit KI schärfen
- WBS, Backlog und Arbeitspakete schneller erstellen
- Aufwandsschätzungen und Terminpläne plausibel prüfen
- Risiken, Entscheidungen und Change Requests bewerten
- Meetings, Protokolle und Follow-ups effizient vorbereiten
- Statusberichte aus Projektdaten klar formulieren
- KI-Ergebnisse kritisch prüfen und Kontrolle behalten
Zielgruppe
- Projektleiterinnen und Projektleiter
- PMO-Mitarbeiterinnen und PMO-Mitarbeiter
- Product Ownerinnen und Product Owner sowie Scrum Masterinnen und Scrum Master
- Teamleiterinnen und Teamleiter mit Projektverantwortung
- Für alle, die KI-Tools im Projektmanagement von Planung bis Reporting produktiv einsetzen wollen.
Voraussetzung für die Schulung
- Grundverständnis von Projektmanagement (klassisch oder agil).
- Bereitschaft, Beispiele aus dem eigenen Projektkontext zu formulieren, ohne vertrauliche Inhalte offenzulegen.
Kursinhalte
- KI-Start im Projektalltag
- Wo KI im Projektmanagement wirklich hilft und wo nicht
- Überblick: Copilot, ChatGPT, Gemini und spezialisierte PM-Tools
- Datenschutz, Vertraulichkeit, Prompting-Regeln im Unternehmen
- Projektauftrag, Scope und Stakeholder mit KI schärfen
- Projektauftrag aus Rohinfos strukturieren und präzisieren
- Scope-Grenzen, Annahmen, Risiken und Abhängigkeiten ableiten
- Stakeholder-Map und Kommunikationsbedarfe formulieren
- Planung: Arbeitspakete, Aufwand, Termine
- WBS und Backlog-Items aus Zielen und Anforderungen erzeugen
- Aufwandsannahmen plausibilisieren, Schätzfehler reduzieren
- Terminplan-Entwürfe erstellen und kritisch prüfen
- Risiken, Entscheidungen und Change Requests
- Risikoregister mit Ursachen, Indikatoren und Maßnahmen
- Entscheidungsvorlagen und Alternativen sauber begründen
- Change-Impact-Analyse: Zeit, Kosten, Qualität, Ressourcen
- Meeting- und Kommunikationsarbeit beschleunigen
- Agenda, Moderationsleitfaden und Entscheidungsfragen
- Protokolle, Action Items und Follow-ups aus Notizen
- Stakeholder-Updates zielgruppengerecht formulieren
- Reporting und Steuerung mit KI
- Statusberichte aus Rohdaten konsistent erstellen
- Abweichungen erklären: Narrative statt Zahlenfriedhof
- Lessons Learned und Retrospektiven aus Projektdaten
