Kursbeschreibung
Dieses Seminar richtet sich an alle, die KI im Sekretariat einsetzen wollen, aber dabei Kontrolle, Qualität und Vertraulichkeit behalten müssen. Du lernst, wie Du ChatGPT und Copilots als Schreib- und Organisationshilfe nutzt und welche Grenzen Du kennen solltest. Wir starten mit den typischen Stolpersteinen: plausible, aber falsche Aussagen, unpassender Ton, fehlender Kontext und zu viel Vertrauen in automatisch erzeugte Texte. Daraus entwickelst Du einen klaren Prüfprozess, der im Büroalltag realistisch ist. Danach geht es um konkrete Anwendungsszenarien. Du erstellst E-Mail-Entwürfe in unterschiedlichen Tonlagen, überarbeitest Texte auf Kürze und Verständlichkeit und formulierst heikle Nachrichten so, dass sie deeskalierend und eindeutig bleiben. Du nutzt KI für Terminabstimmungen, mehrsprachige Kommunikation und für schnelle Zusammenfassungen von Dokumenten. Für Meetings erarbeitest Du Agenden, strukturierst Notizen und erzeugst Protokoll-Entwürfe mit Beschlüssen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ein weiterer Schwerpunkt sind Entscheidungsvorlagen: Du lässt Dir Optionen gegenüberstellen, Risiken benennen und Ergebnisse in einem One-Pager zusammenfassen. Zum Abschluss überführst Du alles in wiederholbare Workflows: Prompt-Snippets, Textvorlagen, Checklisten und Teamregeln. Du weißt danach, welche Daten tabu sind, wie Du Inhalte anonymisierst und wie Freigaben organisiert werden, damit KI Dich dauerhaft entlastet.
Die wichtigsten Themen im Überblick
- KI im Büroalltag sicher und vertraulich nutzen
- ChatGPT und Copilot für E-Mails gezielt einsetzen
- Prompts für klare Antworten und weniger Nacharbeit erstellen
- Protokolle mit Beschlüssen, To-dos und Aufgaben vorbereiten
- E-Mails freundlich, klar und eskalationssicher formulieren
- Dokumente zusammenfassen und Kernaussagen sicher prüfen
- KI-Workflows für Sekretariat und Office Management aufbauen
- Datenschutz, Freigaben und Qualitätschecks praktisch anwenden
Zielgruppe
- Assistenz der Geschäftsführung
- Teamassistenz und Office Management
- Sekretariat in Fachabteilungen und Verwaltung
- Projektassistenz und PMO-nahe Rollen
- Alle, die KI für Schriftverkehr, Meetings und Organisation produktiv nutzen wollen
Voraussetzung für die Schulung
- Routine im Umgang mit E-Mail und Office-Dokumenten
- Grundverständnis für vertrauliche Informationen und Freigaben im Unternehmen
Kursinhalte
- KI verstehen und sicher einsetzen
- Was generative KI kann und wo sie scheitert
- Qualitätscheck: Fakten, Ton, Vollständigkeit
- Datenschutz, Vertraulichkeit, Rollen und Freigaben
- Prompts, die im Büro wirklich funktionieren
- Prompt-Bausteine für Ziel, Kontext, Stil und Format
- Rückfragen erzwingen statt Halluzinationen
- Vorlagen: wiederverwendbare Prompt-Snippets
- E-Mails, Briefe und Tonalität
- Antworten formulieren: freundlich, klar, souverän
- Umformulieren, kürzen, eskalationssicher machen
- Mehrsprachige Kommunikation und Terminabstimmung
- Meetings, Protokolle und Aufgaben
- Agenda, Einladungen und Entscheidungsfragen vorbereiten
- Protokoll-Entwürfe: Beschlüsse, To-dos, Verantwortliche
- Nachbereitung: Follow-ups und Aufgabenlisten
- Recherche, Zusammenfassungen und Wissensarbeit
- Dokumente zusammenfassen und Kernaussagen extrahieren
- Vergleiche, Entscheidungsvorlagen, One-Pager
- Quellen prüfen und Unsicherheiten markieren
- Eigene KI-Workflows im Sekretariat
- Standardprozesse identifizieren: wiederkehrende Texte
- Checklisten für Freigabe und Qualitätskontrolle
- Einführung im Team: Regeln, Beispiele, Do’s and Don’ts
