Kursbeschreibung
Wenn dein Posteingang ständig voll ist, liegt das selten an zu wenig Arbeitseinsatz, sondern an fehlender Systematik. In diesem Seminar baust du ein E-Mail-Management, das sich an deinem Arbeitsalltag orientiert: schnelle Entscheidungen, klare Ablage, verlässliche Nachverfolgung und KI dort, wo sie wirklich Zeit spart. Du startest mit dem Fundament: Triage-Regeln, die du in Sekunden anwenden kannst, und eine minimalistische Struktur aus Ordnern, Labels oder Kategorien. Du legst fest, welche E-Mails sofort beantwortet werden, welche in Aufgaben oder Termine überführt werden und welche du konsequent aus dem System entfernst. Darauf aufbauend nutzt du KI als Assistenz für Routinekommunikation. Du erstellst Prompts, die aus Mails strukturierte Kurzfassungen machen, Prioritäten vorschlagen und nächste Schritte formulieren. Du lässt dir Antwortentwürfe erzeugen, die verbindlich sind, ohne unnötig hart zu klingen, und du generierst Rückfragen, die fehlende Informationen schnell schließen. Datenschutz und Vertraulichkeit sind dabei nicht Beiwerk: Du lernst, welche Inhalte du nicht teilen solltest, wie du sensible Daten anonymisierst und wie du mit Qualitätschecks sicherstellst, dass Fakten, Fristen und Zusagen stimmen. Am Ende steht ein umsetzbares Setup: Regeln und Filter für Newsletter, CC-Fluten und Systemmails, Quick Steps für Standardaktionen, sowie Snooze- und Follow-up-Routinen. Mit Tages- und Wochen-Reviews hältst du Inbox Zero stabil, auch bei hohem Mailaufkommen.
Die wichtigsten Themen im Überblick
- Inbox Zero mit Regeln und KI-Workflows dauerhaft erreichen
- E-Mails mit Labels, Filtern und Quick Steps schneller sortieren
- KI-Prompts für Zusammenfassungen und Prioritäten nutzen
- Antwortentwürfe mit Textbausteinen sicher erstellen
- Datenschutz, Fristen und Zusagen zuverlässig prüfen
- Follow-ups ohne Posteingang als To-do-Liste steuern
- Antwortzeiten mit Batching und Reviews messbar verkürzen
- Wiederkehrende Anfragen mit Wissensbasis schneller klären
Zielgruppe
- Assistenz, Office Management, Teamkoordination
- Projektleitung, Produktmanagement, Consulting
- Vertrieb, Customer Success, Service und Support
- Führungskräfte mit hohem Mailaufkommen
- Für alle, die Inbox Zero mit KI dauerhaft erreichen wollen.
Voraussetzung für die Schulung
- Sicherer Umgang mit E-Mail im Berufsalltag (z. B. Ordner, Suche, Regeln).
- Grundverständnis für Datenschutz und Vertraulichkeit im Unternehmen ist hilfreich.
Kursinhalte
- Inbox-Zero-System statt Dauerstress
- Welche E-Mails du wirklich behalten musst
- Entscheidungslogik: Löschen, Delegieren, Terminieren
- Ordner, Labels, Kategorien als schlanke Struktur
- Nachverfolgung ohne Posteingang als To-do-Liste
- KI sicher einsetzen: Nutzen, Grenzen, Datenschutz
- Welche Inhalte in KI-Prompts gehören und welche nicht
- Vertraulichkeit, Mandantenfähigkeit, Auftragsverarbeitung
- Halluzinationen erkennen und vermeiden
- Qualitätschecks: Ton, Fakten, Zusagen, Fristen
- Prompts, die in der Inbox funktionieren
- Zusammenfassen, priorisieren, ächste Schritte ableiten
- Antwortentwürfe: freundlich, klar, verbindlich
- Rückfragen-Generator für unklare Anfragen
- Tonality-Profile: kurz, formell, deeskalierend
- Textbausteine, Vorlagen und Wissensbasis
- Baustein-Bibliothek für Standardfälle
- FAQ-Antworten aus internen Informationen ableiten
- Entscheidungsbäume für wiederkehrende Anfragen
- Signaturen, Disclaimer, Verbindlichkeit sauber formulieren
- Automatisierung: Regeln, Filter, Quick Steps
- Regeln für Newsletter, CC-Flut, Systemmails
- Prioritätskanäle: VIP, Projekte, Kunden, intern
- Wiedervorlagen, Snooze, Follow-up-Routinen
- Checklisten für Tages- und Wochen-Review
- Messbar besser: Kennzahlen und Gewohnheiten
- Antwortzeiten, Durchlaufzeiten, offene Schleifen
- Batching und Zeitfenster statt Dauer-Ping
- Meeting- und Kalenderkopplung: aus Mail wird Termin
- Persönliche Spielregeln für Erreichbarkeit
