Kursbeschreibung
Dieses Seminar richtet sich an alle, die Backoffice-Prozesse nicht nur „automatisieren“, sondern belastbar betreiben wollen. Du lernst, wie Du aus unstrukturierten Eingängen wie E-Mails, PDFs und Scans strukturierte Daten erzeugst, diese fachlich prüfst und anschließend sicher an ERP-, CRM- oder DMS-Systeme übergibst. Der Kurs verbindet Prozessarbeit, Dokumentverarbeitung und KI-Engineering zu einem durchgängigen Vorgehen. Zuerst identifizierst Du Prozesse mit echtem Hebel, etwa Rechnungseingang, Bestellungen, Stammdaten oder HR-Dokumente. Du definierst, welche Informationen extrahiert werden müssen und welche Regeln die Daten erfüllen sollen: Pflichtfelder, Plausibilitäten, Toleranzen, Dubletten und Freigaben. Danach baust Du die technische Pipeline: OCR und Layout-Analyse als Grundlage, Extraktion von Tabellen und Positionsdaten und der Einsatz von LLMs für strukturierte Outputs. Du lernst, wie Du Prompts so gestaltest, dass sie reproduzierbare JSON-Ergebnisse liefern, und wie Du Halluzinationen durch Constraints und Validierungslogik praktisch begrenzt. Ein zentraler Teil ist die Qualitätssicherung: Confidence Scores, Review-Queues, Stichproben, Gold-Data und Audit-Trails. Für die Integration planst Du Schnittstellen und Statusmodelle, setzt Idempotenz und Retries um und etablierst Monitoring inklusive Dead-Letter-Queues. Abschließend klärst Du Datenschutz, Sicherheitsmaßnahmen und Governance, inklusive Rollen, Berechtigungen, Secrets und Vendor-Auswahl. Du gehst mit Checklisten, Metriken und einem Blueprint nach Hause, den Du direkt auf Deinen Backoffice-Use-Case übertragen kannst.
Die wichtigsten Themen im Überblick
- Datenerfassung aus E-Mail, PDF und Scan automatisieren
- Robuste KI-Workflows für Backoffice-Prozesse aufbauen
- Dokumente mit OCR, Layoutanalyse und LLMs auslesen
- Pflichtfelder, Dubletten und Plausibilitäten prüfen
- Feldmapping für ERP, CRM und DMS praxisnah umsetzen
- Review-Queues mit Confidence Scores gezielt steuern
- Durchlaufzeiten, Fehlerkosten und Compliance-Risiken messen
- DSGVO, Rollen und Audit-Trails in Workflows einplanen
Zielgruppe
- Fach- und Prozessverantwortliche im Backoffice (Finanzen, Einkauf, HR, Service)
- IT- und Digitalisierungsverantwortliche, die Automatisierung einführen
- Data- und AI-Teams, die Dokument-Workflows produktiv bringen
- RPA- und Integration-Spezialisten mit Schnittstellenverantwortung
- Für alle, die Datenerfassung von E-Mail, PDF und Scan in stabile End-to-End Prozesse überführen wollen
Voraussetzung für die Schulung
- Grundverständnis von Geschäftsprozessen und Datenfeldern (z. B. Belegarten, Stammdaten, Status).
- Keine Programmierung erforderlich; technisches Interesse an Schnittstellen und Workflows reicht.
Kursinhalte
- Backoffice-Prozesse, die sich wirklich lohnen
- Use-Cases: Rechnungseingang, Bestellungen, Stammdaten, HR-Dokumente
- Durchlaufzeit, Fehlerkosten, Compliance-Risiken messbar machen
- Prozesslandkarte: Wo Automatisierung scheitert und warum
- Dokumente verstehen: OCR, Layout und Extraktion
- PDF, Scan, E-Mail-Anhang: typische Qualitätsprobleme
- Layout-Analyse, Tabellen, Positionsdaten, Freitext
- Validierung: Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dubletten
- LLM-gestützte Informationsgewinnung
- Prompt-Design für Extraktion statt Chat
- Strukturierte Outputs: JSON-Schemata und Feldmapping
- Halluzinationen reduzieren: Constraints und Checks
- Human-in-the-Loop und Qualitätssicherung
- Review-Queues, Confidence Scores, Eskalationsregeln
- Gold-Data, Stichproben, Audit-Trails
- Fehlerklassen: Erkennen, priorisieren, beheben
- Integration in ERP, CRM und DMS
- Schnittstellen: REST, Webhooks, E-Mail, RPA als Brücke
- Feldmapping, Statusmodelle, Idempotenz
- Monitoring, Retries, Dead-Letter-Queues
- Datenschutz, Sicherheit und Governance
- DSGVO: Datenminimierung, Aufbewahrung, Löschkonzepte
- Rollen, Berechtigungen, Secrets, Protokollierung
- Vendor-Auswahl: Cloud vs. On-Prem, Risikoabwägung
