Kursbeschreibung
In diesem Grundkurs lernst du, wie du KI gezielt im Projektcontrolling einsetzt, um Kosten, Termine, Risiken und Ressourcen früher zu erkennen und besser zu steuern. Du arbeitest praxisnah mit Tools wie Smartsheet, ClickUp und Teamwork, baust einfache Forecasts, Soll-Ist-Analysen und KPI-Dashboards auf und leitest daraus konkrete Maßnahmen für deine Projekte ab.
Die wichtigsten Themen im Überblick
- KI im Projektcontrolling praxisnah einsetzen
- Kosten- und Termin-Forecasts mit KI erstellen
- Projekt-KPIs automatisiert tracken und auswerten
- Soll-Ist-Abweichungen in Smartsheet früh erkennen
- Risiken mit ClickUp AI analysieren und Reports ableiten
- Ressourcen und Kapazitäten realistisch planen
- Budgetrisiken datenbasiert bewerten und steuern
- Monitoring-Dashboard für zentrale Projekt-KPIs aufbauen
Zielgruppe
Das Seminar richtet sich an Projektmanager:innen und Projektleitende, Controlling- und Finanzexpert:innen, Business Analyst:innen und Datenwissenschaftler:innen, Qualitätsmanagement-Beauftragte sowie Mitarbeitende aus dem IT- und Technologiemanagement, die KI-gestützte Methoden im Projektcontrolling einsetzen oder bewerten möchten. Angesprochen sind insbesondere Personen, die Projektkennzahlen, Kosten-, Termin- und Ressourcensteuerung sowie Reporting- und Prognoseprozesse verbessern wollen und dabei Potenziale, Grenzen und Risiken von KI (z. B. für Forecasting, Anomalieerkennung, automatisierte Auswertungen und Entscheidungsunterstützung) verstehen und in ihre Praxis übertragen möchten.
Voraussetzung für die Schulung
- Grundlegende Kenntnisse im Projektmanagement und Controlling
- Erste Erfahrungen mit Daten/Reporting sind hilfreich
- Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
Kursinhalte
- Grundlagen: Projektcontrolling mit KI-Unterstützung
- Du nutzt prädiktive Modelle, um Kosten- und Terminverläufe frühzeitig zu prognostizieren.
- Du richtest ein automatisiertes Projektstatus-Tracking über definierte KPIs ein.
- Tools und Technologien im Überblick
- Du lernst relevante KI-Funktionen in gängigen Controlling- und Projekttools kennen und ordnest sie sinnvoll in deinen Arbeitsalltag ein.
- Workshop-Schwerpunkte (Top-Themen)
- Soll-Ist-Vergleiche in Smartsheet: KI als Frühwarnsystem
- Du lässt Plan- und Ist-Werte automatisch auf Abweichungen prüfen.
- Du nutzt KI-Analysen für Priorisierungsvorschläge und Warnmeldungen bei Budget- oder Terminrisiken.
- Du steuerst proaktiv, weil du erkennst, wo und warum dein Projekt aus dem Takt gerät.
- Risikomanagement mit ClickUp AI: Risiken erkennen, bevor sie eskalieren
- Du analysierst Updates, Kommentare und Aufgabenbeschreibungen auf Risikosignale wie Überlastung, Kommunikationsprobleme oder Verzug.
- Du erstellst automatisiert Risiko-Reports und leitest passende Gegenmaßnahmen ab.
- Du machst versteckte Risiken sichtbar und kannst sie frühzeitig adressieren.
- Ressourcenmanagement mit Teamwork und ClickUp: Kapazitäten realistisch planen
- Du lässt Auslastung, verfügbare Kapazitäten und Deadlines automatisch auswerten.
- Du erkennst Überlastungen, priorisierst Aufgaben fundiert und erhältst realistische Terminpläne.
- Du sorgst für transparente, faire Auslastung und stabilere Projektplanung.
- Budgetplanung mit Smartsheet: Forecasts statt Bauchgefühl
- Du nutzt historische Projektdaten für belastbare Budget-Forecasts.
- Du lässt Kostenabweichungen erklären und zukünftige Budgetrisiken frühzeitig anzeigen.
- Du erhöhst Budgettreue und Kontrolle bei geringerem manuellen Aufwand.
- Soll-Ist-Vergleiche in Smartsheet: KI als Frühwarnsystem
- KI-Praxis im Projektcontrolling
- Du überwachst Projektkosten und Terminpläne mit KI-gestützten Auswertungen.
- Du erstellst ein Dashboard zur Echtzeit-Überwachung zentraler Projekt-KPIs.
- Du leitest konkrete Handlungsempfehlungen für Steuerung und Eskalation ab.
- Fallstudie
- Du erarbeitest anhand eines Praxisfalls, wie du KI-Tools entlang der Projektphasen gezielt auswählst und wirksam einsetzt.
- Hands-On-Projekte
- Du entwickelst ein einfaches Monitoring-Dashboard oder eine Risikoanalyse für ein Beispielprojekt auf Basis bereitgestellter Daten.
- Du setzt auf Wunsch ein eigenes Projekt aus deinem Arbeitskontext um (Daten und Rahmenbedingungen nach Absprache).
- Du präsentierst deine Ergebnisse und erhältst strukturiertes Feedback für die Umsetzung im Alltag.
- Ausblick, Fragen und Antworten
- Du klärst offene Fragen und nimmst konkrete nächste Schritte für deine Praxis mit.
